Com gestionar 20 atletes d’escalada sense morir a l’Excel

Amb cinc atletes, un full de càlcul funciona. Amb vint, el full de càlcul continua existint però ja no és la font de veritat: la veritat està repartida entre WhatsApp, notes del mòbil, PDFs amb noms com pla_marta_v3_FINAL.pdf i la memòria de l’entrenador. Aquí és on comencen a perdre’s coses que importen.

Aquest article no és un anunci d’eina. És el mapa de què es trenca exactament quan escales de 5 a 20 atletes, i quina estructura mínima cal perquè no es trenqui - amb Excel o amb el que sigui.

Els quatre colls d’ampolla

1. La planificació deixa de ser individual

Amb cinc atletes pots escriure cada sessió a mà. Amb vint, s’acaba fent l’única cosa possible: copiar el pla de l’atleta anterior i canviar dos números. El resultat és que la meitat de la gent entrena un pla que no és seu.

El que cal no són més hores, és una biblioteca de blocs reutilitzables: mesocicles tipus, sessions tipus, progressions tipus. Cada atleta rep una combinació de blocs ja validats, i la feina individual es concentra en el 20% que de debò canvia (volum, càrregues, restriccions per lesió).

2. Les mètriques viuen en llocs diferents

Els tests de dits en una app del dinamòmetre. Els encadenaments a l’Instagram de l’atleta. El pes corporal en un missatge de fa tres setmanes. El RPE, en cap lloc.

Quan un atleta pregunta «estic millor que al març?», la resposta honesta acostuma a ser «crec que sí». Això és una fallada de sistema, no de memòria: si la dada no entra sempre pel mateix lloc, no existeix.

3. Les lesions no es registren, es recorden

Aquest és el punt que surt més car. Un atleta menciona molèstia a la politja de l’anular esquerre al febrer. A l’abril hi ha un bloc d’arqueigs durs. Ningú va connectar les dues coses perquè el registre del febrer era un missatge d’àudio.

Un historial d’incidències mínim -data, zona, causa probable, restricció aplicada, data d’alta- canvia decisions reals cada setmana. És el primer que cal estructurar i gairebé sempre l’últim que s’estructura.

4. La comunicació es converteix en la feina

Vint atletes amb dubtes solts per WhatsApp són fàcilment cent missatges per setmana, cadascun fora de context: no se sap a quina sessió es refereix, ni quin pla estava actiu, ni què es va contestar l’última vegada.

L’arranjament no és contestar més ràpid, és ancorar la conversa a la sessió. Un comentari dins de l’entrenament del dimarts s’entén sol; el mateix comentari en un xat general necessita cinc missatges de context.

L’estructura mínima que aguanta 20 atletes

Independentment de l’eina, un sistema que sobreviu necessita aquestes cinc peces. Si en falta una, apareix un coll d’ampolla.

1. Fitxa d’atleta única - dades, objectius, historial de lesions, nivell actual. Un lloc, no quatre.
2. Pla actiu amb dates - quin mesocicle està corrent, quan acaba, quin és l’indicador que s’està perseguint.
3. Registre de sessió per part de l’atleta - completada sí/no, RPE, dolor, notes. Trenta segons de feina per a ell, la meitat de la informació útil per a l’entrenador.
4. Històric de mètriques comparable - mateixos protocols, mateixa unitat, mateixa sèrie temporal. Sense això no hi ha progrés demostrable.
5. Un sol canal de comunicació ancorat al context.

Amb aquestes cinc peces, revisar vint atletes és una feina d’una tarda per setmana. Sense elles, és una feina infinita.

El ritual setmanal que ho sosté

L’estructura sola no n’hi ha prou: cal una rutina fixa de revisió. La que funciona amb la majoria d’entrenadors és aquesta:

• Dilluns (30 min) - revisió de la setmana passada: qui no va completar, qui va reportar dolor, qui va apujar el RPE per damunt del previst.
• Dilluns (60-90 min) - ajustos del pla de la setmana. Només es toca el que la revisió ha marcat; la resta continua.
• Meitat de setmana (15 min) - repàs ràpid dels atletes en fase crítica (test proper, viatge, tornada de lesió).
• Final de bloc (2 h) - tancament del mesocicle: test, comparació amb el test anterior, decisió del bloc següent. Aquest és el moment on l’històric paga.

El punt clau: la revisió setmanal es fa mirant una sola pantalla. Si cal obrir vint pestanyes, la revisió es salta, i un sistema que es salta no és un sistema.

Què es guanya en ordenar-ho

No és només comoditat de l’entrenador. Tres efectes mesurables:

• Menys lesions evitables, perquè les molèsties reportades condicionen el bloc següent en lloc de perdre’s.
• Retenció d’atletes, perquè un atleta que veu el seu progrés documentat renova; un que només té sensacions, no.
• Capacitat real de créixer: la diferència entre 20 i 35 atletes no és més hores de feina, és tenir el sistema muntat abans de créixer.

Quan deixar el full de càlcul

Senyals clars que l’eina ja no dona:

• Tardes més a buscar la informació que a decidir què fer-hi.
• Existeix més d’una versió del pla d’un atleta i no saps quina és la bona.
• No pots respondre en menys d’un minut a «com va aquest atleta respecte a fa tres mesos?».
• Has evitat acceptar un atleta nou per càrrega administrativa, no per falta d’hores d’entrenament.

Si t’hi reconeixes en dos o més, el problema ja no és d’organització personal: és d’eina.

Com migrar sense aturar la temporada

Migrar en bloc a mitja temporada surt malament. L’ordre que funciona:

1. Comença per les fitxes d’atleta i l’historial de lesions. És la informació que més es perd i la que menys canvia.
2. Continua amb les mètriques. Carrega els tests històrics que tinguis, encara que estiguin incomplets: una sèrie imperfecta val més que cap.
3. Mou la planificació per atletes, no de cop. Cinc atletes per setmana, començant pels que estan en fase estable.
4. Canvia el canal de comunicació al final, quan la resta ja viu al sistema nou. És el que més fricció genera amb els atletes.

I un cop migrat, dues regles: res no entra per un canal que no sigui el sistema i cada bloc es tanca amb un test. Sense aquestes dues, qualsevol eina torna a degradar-se en un Excel amb més colors.

Si estàs definint l’estructura dels blocs, comença per com planificar una temporada per mesocicles; i perquè els tancaments de bloc tinguin un número al darrere, mesura la força de dits amb un protocol fix.

---

ClimbrLab és exactament això: fitxes d’atleta, planificació per blocs, mètriques de dinamòmetre, registre de lesions, vies encadenades i comunicació, en un sol panell pensat per a entrenadors d’escalada. Estem obrint accés anticipat.